Giá cước hợp lý cho một chuyến xe tải nhỏ bằng tổng chi phí thật của chuyến đó, gồm cả chiều về và thời gian chờ, cộng phần lãi bạn muốn có. Nhiều chủ xe chỉ tính tiền nhiên liệu cộng phí đường rồi nhân lên theo cảm giác, nên có chuyến tưởng lời mà thực ra đang ăn vào tiền khấu hao xe. Bài này chỉ cách bóc từng khoản chi phí để biết giá sàn của mình.
Bài không đưa giá cước thị trường, vì giá phụ thuộc tuyến, loại hàng, mùa và cạnh tranh từng nơi. Mọi con số trong bài là ví dụ giả định để minh hoạ cách tính. Cuối bài có câu lệnh mẫu nhờ AI dựng bảng tính mà không cần đưa số liệu kinh doanh thật ra ngoài.
Hai nhóm chi phí: theo chuyến và cố định
Bước đầu tiên là chia chi phí thành nhóm phát sinh theo từng chuyến và nhóm phải trả dù xe chạy hay nằm. Nhóm thứ hai hay bị quên nhất.
| Nhóm | Khoản | Cách tính sang từng chuyến |
|---|---|---|
| Theo chuyến | Nhiên liệu | Số km cả đi và về nhân mức tiêu hao thực tế của xe khi có tải |
| Theo chuyến | Phí đường bộ, phí qua trạm, phí đỗ | Cộng theo tuyến thực tế |
| Theo chuyến | Lương hoặc công tài xế, phụ xe, bốc xếp | Theo giờ hoặc theo chuyến, gồm cả giờ chờ |
| Theo chuyến | Ăn uống, nghỉ đêm của tài xế khi đi tỉnh | Theo số ngày chuyến kéo dài |
| Theo km | Lốp, dầu nhớt, bảo dưỡng định kỳ | Chi phí một kỳ chia cho số km của kỳ đó |
| Cố định | Khấu hao xe, lãi vay nếu có | Chia cho số chuyến hoặc số km dự kiến trong năm |
| Cố định | Bảo hiểm, đăng kiểm, phí sử dụng đường bộ, phù hiệu, thiết bị giám sát | Tổng năm chia cho số chuyến dự kiến |
| Cố định | Chỗ đỗ xe, điện thoại, phần mềm, kế toán | Tổng tháng chia cho số chuyến trong tháng |
Nếu xe chạy ít chuyến trong tháng, phần chi phí cố định chia cho mỗi chuyến lớn lên. Đó là lý do mùa thấp điểm nhận cước thấp có khi lỗ, dù vẫn đủ tiền nhiên liệu.
Đo mức tiêu hao nhiên liệu thực của chính xe bạn
Con số tiêu hao do nhà sản xuất công bố thường đo trong điều kiện chuẩn, không có tải đầy, không leo đèo, không kẹt xe nội đô. Xe chạy thực tế ở Việt Nam, chở hàng, máy lạnh bật, đi phố nhiều, có thể tốn hơn khá nhiều. Đừng tính cước theo con số trên giấy.
Cách đo đơn giản là đổ đầy bình, ghi số km trên đồng hồ, chạy bình thường vài ngày, đổ đầy lại và ghi số lít đổ vào. Số lít chia cho số km đã đi, nhân một trăm, ra mức tiêu hao trên một trăm cây số. Làm vài lần, tách riêng chuyến có tải và chuyến không tải, đường trường và trong phố, bạn sẽ có ba bốn con số phù hợp cho từng kiểu chuyến.
Ghi lại số liệu trong một bảng tính theo ngày. Sau vài tháng, bảng này còn có ích để phát hiện bất thường: mức tiêu hao tăng dần có thể là dấu hiệu xe cần bảo dưỡng, lốp non, hay tài xế có thói quen chạy khác. Đưa xe đến gara kiểm khi có dấu hiệu, không tự sửa các hệ thống liên quan an toàn.
Bốn khoản hay bị quên khi báo giá
Chiều về. Chuyến đi tỉnh giao xong chạy rỗng về thì chi phí cả hai chiều phải nằm trong giá chiều đi, trừ khi bạn chắc có hàng chiều về. Báo giá chỉ tính một chiều là cách lỗ nhanh nhất.
Giờ chờ bốc dỡ. Hai tiếng chờ ở kho là hai tiếng xe không chạy được chuyến khác và tài xế vẫn được trả công. Nhiều chủ xe ghi rõ trong báo giá khoảng thời gian chờ miễn phí và mức tính thêm sau đó.
Khấu hao xe. Chiếc xe mất giá theo năm và theo số km. Không tính khoản này thì đến lúc phải thay xe, bạn không có tiền. Cách đơn giản: giá mua trừ giá ước bán lại sau một số năm, chia cho tổng km dự kiến chạy trong khoảng đó.
Rủi ro và hư hỏng. Hàng dễ vỡ, hàng giá trị cao, đường xấu làm tăng rủi ro bồi thường và hao mòn xe. Phần này thường được cộng thêm vào giá, hoặc chủ hàng mua bảo hiểm hàng hoá riêng.
Ví dụ giả định: tính giá sàn cho một chuyến đi tỉnh
Toàn bộ số liệu dưới đây là giả định, không phản ánh giá nhiên liệu, phí hay cước thật. Mục đích là thấy cách cộng các khoản lại với nhau.
| Khoản | Cách tính giả định | Thành tiền giả định |
|---|---|---|
| Nhiên liệu | 360 km cả đi và về, mức tiêu hao và giá nhiên liệu giả định | 1.200.000 đồng |
| Phí đường, trạm, đỗ | Cộng theo tuyến | 300.000 đồng |
| Công tài xế | Một ngày công gồm cả giờ chờ | 600.000 đồng |
| Ăn uống dọc đường | Một ngày | 150.000 đồng |
| Lốp, dầu, bảo dưỡng | 360 km nhân chi phí mỗi km giả định | 250.000 đồng |
| Phần chi phí cố định | Tổng cố định năm chia cho số chuyến dự kiến | 450.000 đồng |
| Giá sàn | Cộng các dòng trên | 2.950.000 đồng |
Giá sàn là mức dưới đó bạn chạy lỗ. Giá báo cho khách bằng giá sàn cộng phần lãi mong muốn và phần dự phòng rủi ro. Nếu thị trường trả thấp hơn giá sàn của bạn trên một tuyến, đó là tín hiệu tìm cách giảm chi phí như ghép hàng, có hàng chiều về, hoặc không nhận tuyến đó.
Nhờ AI dựng bảng tính cước mà không lộ số liệu kinh doanh
Chatbot rất hợp để dựng cấu trúc bảng tính và công thức. Bạn không cần đưa số liệu thật; chỉ cần mô tả các khoản và cách tính.
- Câu lệnh mẫu: "Dựng cấu trúc bảng tính chi phí và giá sàn cho một xe tải nhỏ. Trang một là thông số xe: mức tiêu hao có tải và không tải, giá nhiên liệu, chi phí lốp và bảo dưỡng mỗi km, tổng chi phí cố định năm, số chuyến dự kiến năm. Trang hai là máy tính chuyến: nhập km đi, km về, có hàng chiều về hay không, phí đường, số giờ chờ, công tài xế theo giờ; tính ra giá sàn và giá báo với tỷ lệ lãi nhập tay. Viết công thức cho từng ô và giải thích."
- Tự dựng bảng theo hướng dẫn trên máy của bạn, điền số liệu thật vào đó.
- Thử bảng với một chuyến cũ đã biết kết quả lãi lỗ, xem con số có khớp với sổ sách không.
- Sửa những khoản bị thiếu, ví dụ phí đỗ qua đêm, phí bốc xếp thuê ngoài.
- Lưu bảng thành mẫu, mỗi lần báo giá chỉ nhập thông số chuyến.
Chatbot đôi khi viết công thức sai tham chiếu ô. Kiểm từng công thức bằng một phép tính tay đơn giản trước khi tin bảng.
Chạy trong phố và chạy đường trường: hai bài toán chi phí khác nhau
Cùng một chiếc xe, chi phí cho mỗi cây số trong phố và trên quốc lộ khác nhau rất nhiều. Trong phố, xe dừng đỗ liên tục, chạy số thấp, chờ đèn, chờ chỗ đỗ, tốn nhiên liệu hơn và mòn phanh, ly hợp nhanh hơn. Thời gian cũng đắt hơn: mười cây số trong giờ đông có thể mất bằng năm mươi cây số đường trường. Vì vậy chuyến nội thành thường được tính theo giờ hoặc theo điểm giao nhiều hơn là theo km.
Trên đường trường, chi phí nhiên liệu và phí đường chiếm phần lớn, cộng thêm ăn nghỉ của tài xế nếu chuyến kéo dài qua đêm. Chuyến dài còn chịu rủi ro chiều về rỗng lớn hơn. Chuyến có đèo dốc như lên Lào Cai, Điện Biên hay vào Lâm Đồng tốn nhiên liệu và phanh hơn chuyến đồng bằng cùng quãng đường.
Thực tế, nhiều chủ xe giữ hai bảng giá sàn riêng: một cho nội thành theo giờ và số điểm, một cho đường trường theo km cả đi lẫn về. Bảng tính nhờ AI dựng ở trên có thể thêm một ô chọn kiểu chuyến để áp đúng mức tiêu hao và đúng cách tính công.
Khi nào nên từ chối một mức cước
Giá dưới giá sàn mà không có lợi ích kèm theo. Nhận một chuyến lỗ để giữ mối có thể hợp lý một lần, nhưng nếu thành thói quen thì chính mối đó đang ăn vào khấu hao xe của bạn.
Giá chỉ tính một chiều cho tuyến không có hàng về. Đề nghị khách trả thêm phần chiều về hoặc chờ ghép thêm hàng; nói rõ lý do bằng con số.
Thời gian giao đòi hỏi vượt giờ lái cho phép. Muốn giao kịp thì phải chạy cố, vừa nguy hiểm vừa trái luật. Đề nghị thời gian giao thực tế hoặc tính thêm cho tài xế thứ hai.
Hàng không rõ nguồn gốc hoặc yêu cầu bất thường. Giá cao không bù được rủi ro bị liên đới; từ chối là lựa chọn đúng.
Điều kiện thanh toán kéo dài mà khách chưa có lịch sử. Cước trả sau nhiều tuần với một khách mới đồng nghĩa bạn đang ứng trước nhiên liệu, công tài xế và phí đường cho họ. Với khách mới, đề nghị thanh toán một phần trước hoặc thanh toán ngay khi giao, rồi nới dần khi đã quen.
Báo giá rõ ràng giúp tránh tranh cãi
Giá đúng mà báo mơ hồ vẫn dẫn đến tranh cãi. Một báo giá tốt nên ghi: tuyến và điểm nhận, điểm giao; loại hàng, khối lượng, số kiện; giá đã gồm những gì như phí đường, bốc xếp hay chưa; thời gian chờ miễn phí và cách tính khi vượt; điều kiện thanh toán; trách nhiệm khi hàng hư hỏng; thời hạn hiệu lực của báo giá.
Chatbot có thể giúp soạn mẫu báo giá ngắn gọn, lịch sự, có đủ các mục trên. Bạn chỉ cần điền số. Khi khách hỏi qua tin nhắn, gửi báo giá theo mẫu thay vì trả lời một con số trống trơn, khách sẽ thấy bạn làm việc bài bản và có căn cứ khi thanh toán.
Khi nhiên liệu tăng mạnh giữa chừng hợp đồng dài hạn, có điều khoản điều chỉnh theo giá nhiên liệu sẽ giúp cả hai bên. Nội dung điều khoản cụ thể và ràng buộc pháp lý, bạn nên tham khảo người có chuyên môn trước khi ký.
Câu hỏi thường gặp
Có nên tính cước theo km hay theo chuyến?
Tuỳ loại việc. Tuyến cố định, khối lượng ổn định hợp tính trọn chuyến. Đơn lẻ, quãng đường thay đổi hợp tính theo km kèm mức tối thiểu. Dù tính kiểu nào, phía sau vẫn phải là bảng chi phí thật để biết giá sàn.
Làm sao biết giá cước thị trường để so?
Hỏi trực tiếp các mối, tham khảo báo giá công khai của các đơn vị vận tải cùng tuyến, và hỏi đồng nghiệp chạy cùng loại xe. Đừng dựa vào con số chatbot đưa ra vì nó không có dữ liệu giá hiện hành của từng tuyến.
Khấu hao xe tính bao nhiêu năm là hợp lý?
Không có con số chung. Thường căn cứ vào số năm bạn định dùng xe và giá ước bán lại cuối kỳ. Với hộ kinh doanh, khấu hao để định giá có thể khác khấu hao theo quy định thuế; nếu cần cho kê khai, hỏi kế toán.
Giờ chờ bốc dỡ nên tính phí từ khi nào?
Nhiều nơi cho miễn phí một khoảng thời gian chờ hợp lý rồi tính thêm sau đó. Quan trọng là thoả thuận trước và ghi trong báo giá, kèm cách xác định giờ đến, giờ bắt đầu bốc dỡ, ví dụ bằng ảnh có thời gian hay xác nhận của kho.
Có nên đưa sổ sách thật vào chatbot để phân tích lãi lỗ?
Không nên đưa sổ sách có tên khách, giá thật, công nợ vào chatbot dùng tài khoản thường. Nhờ AI dựng bảng và công thức, rồi tự phân tích trên máy. Nếu cần AI đọc số liệu, thay tên khách bằng mã và làm tròn số.